1940'larda toyota fabrikasında bir mühendis olan Taiichi Ohno tarafından geliştirilmiş, bir çeşit zaman yönetimi tekniği.
3 yıl önce barış özcan sayesinde keşfetmiştim. o gün bugündür, belki de sahip olduğum en iyi alışkanlık
kanban kelimesi japonca tabela anlamına gelir. bu yöntemin de aslında basit bir ilkesi var, kafanızdaki tüm o "ne yapmam gerek, hangileri halihazırda yapılıyor, şu ana kadar ne yaptım" gibi soruları somutlaştırmak, onları bir "tabela" haline getirmek.
gün içinde ya da sonrasında yapacağınız bütün işlerin kafanızda yer etmesi belki farkında olmasanız da verimliliğinizi düşürür. yeteri kadar temiz düşünmenizi ve büyük resmi görmenizi engeller. kafanızda dönüp duran tüm o işleri bir yere yazmak, bir tabloya aktarmak tahmin ettiğinizden çok daha faydalı olacaktır.
yapmanız gereken şey basitçe 3 bölme ayarlamak. defterinize olur, bir panoya olur, dolap kapağınız olur, duvarınız olur... size kalmış. birinci bölümümüz "yapılacaklar" kısmı. buraya küçük yapışkanlı kağıtlarla yapmamız gereken işleri ekliyoruz. kapsam tamamen size kalmış. aklınızda olan her şeyi de ekleyebilirsiniz, sadece belli bir işe de odaklanabilirsiniz, benim yaptığım gibi farklı planlar için farklı tabelalar da oluşturabilirsiniz.
ikinci bölümümüz "yapıyorum" kısmı. burası yarım bıraktığınız ya da halihazırda yapıyor olduğunuz işleriniz için ayrılan kısım. başladığınız işin yazdığı kağıdın "yapacağım" kısmından sonraki durağı burası aslında bana sorarsanız bu tekniği basit bir (bkz: yapılacaklar listesi) olmaktan ayıran kısım da tam burası. çünkü bu bölme sizi onlarca işi aynı anda yapmaya çalışmaktan alıkoyacak olan yer. başlayıp başlayıp bitirememenizi, belki de tek tek yapsanız çok daha temiz bir şekilde ve çok daha kısa sürede halledeceğiniz işlerde oradan oraya atlayarak her şeyi farkında olmadan çok daha zor bir hale getirmenizi engelleyecek olan yer.
üçüncü bölümümüz de "yaptım", son durak, burası da aslında motivasyon için. yapılacaklar listenizden bir şeyin üstünü çizdiğiniz zamanki motivasyonla aynı mantık. sadece bu sefer daha büyük çaplı aslında. çünkü tüm süre boyunca ne kadar iş tamamladığınızı görmenizi, bir planın ne kadarlık kısmını tamamladığınızı ve bitirdiğinizde de "vay be, bunların hepsini yaptım!" demenizi sağlıyor.
şu an bu girdiyi yazarken bile çalışma masamın karşısındaki duvarda iki tane kocaman tabelam var, ve ne kadar işime yaradıklarını anlatamam. bu tekniği kullanmaya başladığım zamandan beri zaman yönetimi konusunda çok yol katettiğime inanıyorum. en basitinden, sadece her sınavdan sonra bir sonrakine kadar olan konuları yazıp yeni bir liste oluşturmayı alışkanlık haline getirmiş olmak bile bana disiplin sağlıyor. özellikle benim gibi gününe bir yapılacaklar listesi olmadan başlamayan biriyseniz, tüm o listelerinizi de bir arada tutmanızı sağlayacak; "yok ben aklımda tutuyorum her şeyi, listeler bana göre değil" diyenlerdenseniz de kesinlikle bir şans vermeniz gerektiğine inandığım teknik. sağlıcakla kalın!
bu mantığa uygun şekilde işlerinizi takip etmenizi sağlayan yazılımlar için: (bkz: trello) (bkz: microsoft planner)
Bu uygulamalar bir proje yönetim sistemi değildir. Günlük işlerinizi takip etmek için kullanabileceğiniz uygulamalardır.
Aslında yazılıma gerek de yok, kanban tekniği yazılım kullanmadan da işlerinizi takip etmenizi sağlar. bahsettiğim yazılımlar aşağıdaki mantığı bilgisayar ortamında yönetmenizi sağlar:
Bunu yapmak için tabela olarak kullanacağınız bir kartın ve post it kağıtlarına ihtiyacınız var.
Karton üzerine işleri sınıflandırmak için sütun başlıkları belirliyoruz. Sonra da konusu geçen, ilgilenmemiz gereken işleri post it kağıtlarına yazıp panoya yapıştırıyoruz.
Normalde 3 sütunu geçmemesi önerilse de benim kullandığım başlıklar: - planlanıyor: elbet bir gün yapılacak - devam ediyor: O iş bende. oldu bil - acil: Bu sütunda iş varsa diğer işler durdurulur - askıda: başlamıştım ama başka iş verdin ya patron - takıldı: Yönetici desteği lazım, beni aşan konu. Paatrooooon yetiiiiş!! - tamamlandı: oldu da bitti maşallah - iptal: attığın taş ürküttüğü kurbağaya değmez ki patron
Fikir sütununa ekleyerek başlayın. Zaman içerisinde notları söküp duruma göre yeni sütunlara taşıyın.
Kendi iş sürecinize göre belirleyebilirsiniz. İki şeye dikkat edin: - Sütun sayısını abartmayın. - Devam ediyor sütunundaki not sayısını sınırlayın. Artarsa askıda sütununa taşıyın. Hatta mümkünse yöneticiniz taşısın. Aksi taktirde patron derki "bu iş olacak, bu da olacak, hepsi olacak, hatta dün olmalıydı, niye olmadı?"
Patron her durumda bunu diyecek zaten. Neyse siz işinize bakın.
Ne fayda sağlıyor? - Bilgisayarın başına geçtiğinizde "ne iş yapacaktım ben?" demiyorsunuz - Tamamlan işleri görmek motivasyon sağlıyor - yönetici ile anlaşmak daha kolay oluyor.
Tabi yöneticiye bağlı. " başlatma lan tabelana da sana da" diyen patronunuz varsa: (bkz: kariyer.net) (bkz: cv)
Basit günlük işlerde kullanılabilir. Erken kalkılacak, kahvaltı yapılacak, çocuklar için yemek hazırlanacak, çamaşır yıkanacak, bulaşıklar düzenlenecek..... gibi günlük işlerin kafada dönüp durmasını engellersiniz. Aylık kanbanlar da yapabilirsiniz. Çalışma için veriler toplanacak, spss'e yüklenecek, istatistiğe verilecek, yeni sunum için veriler toplanacak, powerpoint'e aktarılacak...... aylık kanbanı haftalık hatta günlük parçalara bölebilirseniz sizden kralı olmaz. Böylece yumurta kapıya dayanmadan işler hallolur. (bkz: procrastinasyon) denen saçmalıktan da kurtulursunuz. Unutmayın ilk adım en zorudur. Gerisi çok kolaydır.